Der Zauberlehrling

Wie Sie wieder mit einfachen Mitteln
die Kontrolle über Ihre Daten zurück gewinnen.

Eine Präsentation für die CON.ECT Informunity
Big Data im Praxiseinsatz & Informationsmanagement
am Montag, den 13. Mai 2013


Der Zauberlehrling von Stefan Haslinger steht unter einer Creative Commons Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Österreich Lizenz .

Stehe! stehe! denn wir haben
deiner Gaben vollgemessen! -
Ach, ich merk es! Wehe! wehe!
Hab ich doch das Wort vergessen!

Mag. Stefan Haslinger / @informatom
stefan.haslinger@mittenin.at / +43 680 213 3030

Stefan Haslinger

  • Firmeninhaber Informatom
  • Freelancer für KMUs und Konzerne
  • Architekt und Entwickler von Webanwendungen
    mit mittenin.at
  • Promotor
    • freier Software
    • agiler Softwareentwicklung
    • agiler Prozessbeschreibung
    • Ruby On Rails Web-Framework

Werdegang

  • Mittelschullehrer
  • Systemadministrator
    an Kuffner Sternwarte und Planetarium
  • wissenschaftlicher Mitarbeiter
    am Institut für Kernphysik der TU Wien
  • Lektor am Technikum
  • Teamleiter der Urania Sternwarte
  • IT-Mitarbeiter eines Edelstahl-Großhändlers

Entwicklung

Firmen entwicklen sich

    ... in ihren Prozessen
    ... durch Ihre Mitarbeiter
    ... durch die Fluktuation der Mitarbeiter
    ... durch Fusionen

Das Wachstum

"Systeme"

[( Stammdaten + Bewegungsdaten )

* Anzahl d. Geschäftsprozesse

* Anzahl der Systeme

+ "Dokumente"

+ Files + Kommunikationsdaten ]

* Mal Anzahl der Mitarbeiter * Zeit

- ???

- (Aufräumen + unabsichtliches Löschen)

Die Datenquellen

  • Systeme
  • Dateien
  • Papier
  • Wissen

Systeme

  • ERP
  • BI
  • HR
  • CRM
  • Projektmanagement
  • Billing
  • Ticket
  • Archiv
  • CMS - Intranet
  • Firmen - Website
  • Online - Shop
  • Logs
    ⇒ Mitarbeitervereinbarung
    • ... ?

Dateien

  • Kalkulationsblätter
  • Textdokumente
  • Präsentationen
  • Schulungsmaterialien
  • Memos
  • E-Mails
  • Policies
  • Compliance Richtlinien
    • ... ?

Papier

  • Telefonnotizen
  • Gesprächsprotokolle
  • Post-ITs
  • Flipcharts
  • Aushänge
  • Verträge
  • Handbücher
    • ... ?

Wissen

  • Verhaltensnormen und -muster
  • Best practices
  • Know how
  • Erinnerungen
  • unbewusstes Wissen
  • Gespräche

Anzahl der Kommunikationskanäle

Bei 2 Kommunikationspartnern

  • Bei 10 Mitarbeitern ⇒ 45
  • Bei 100 Mitarbeitern ⇒ 4950
  • Bei 1000 Mitarbeitern ⇒ 499 500 ~ 1/2 Million

Bei 6 Kommunikationspartnern

  • Bei 10 Mitarbeitern ⇒ 210
  • Bei 100 Mitarbeitern ⇒ 1 192 052 400 ~ 1 Milliarde
  • Bei 1000 Mitarbeitern ⇒ 1 368 173 298 991 500 ~ 1 Billiarde

Koordinierte Publikation von Information
als einziger Ausweg.

Haben Sie den Überblick?

... über diese Daten?
... über Ihre Termine?
... über Ihre Aufgaben?
... die heute noch anstehen?
... oder morgen?
... die schon erledigt sein sollten?
Haben sie effizienten Zugriff?

UN-AN-GE-NEHM ?

Wollen Sie daran etwas ändern?

Wirklich?

1. Keine Panik

Es folgen 10 9
Strategien zur Rückgewinnung der Kontrolle

2. Getting
Things Done

Selbstmanagement-Methode
entwickelt von David Allen

  • Sammeln aller Tätigkeiten
    außerhalb des Gehirns
  • Durcharbeiten
  • Organisieren
  • wöchentliches Durchsehen
  • Durchführen

 

... Erleichterung ...

  • Sync to Bits
  • Sync to Paper
  • das Gehirn entfällt als Point of Failure

3. Prozesse

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse

  • Gibt es eine Prozessbeschreibung?
    • ... eine aktuelle?
    ... so, wie die Prozesse gelebt werden,
    nicht nur wie sie sein sollten?
    ... in Form eines BPMN Diagramms?
    ... im Prozesshandbuch?
  • Sind die Verantwortlichkeiten klar?
  • Daten sind ohne die Kenntnis der Prozesse nutzlos
    • ... da nicht verifizierbar
  • Spinoff: Schulungsmaterial

 

    Links:
  • KMU-Manifest: # 20
  • Wikipedia-Seite zu BPMN: # 26
  • Tibco Business Studio: # 28

4. Vereinfachung

  • Wo haben sich Prozesse nicht bewährt?
  • Können diese Prozesse vereinfacht werden?
  • Einfachere Prozesse haben
    einfachere Datenstrukturen zur Folge
  • Binden Sie die Ausführenden ein
  • Beispiel: WM

4. Stillegung

  • Wo haben sich Prozesse überholt?
  • ... oder rechnen sich nicht?
  • Stillgelegte Prozesse erzeugen keine Daten
  • Wann haben Sie zuletzt einen Prozess abgebaut?
  • Viele Prozesse bedeuten nicht zwangsweise hohe Komplexität

5. Systeme

  • Lernen Sie die Datenmodelle kennen
  • Bilden die Systeme auch die Prozesse
    wie erwartet ab?
  • Verlassen Sie sich im Zweifel
    nicht auf die GUI!

Analyse

  • Verbinden Sie sich im Zweifel
    mit einem OR-Mapper zur Datenbank
    und schauen Sie direkt auf die Daten
  • z.B. Active Record von Ruby on Rails
  • Abstrahiert SQL-Syntax unterschiedlichster DBMS
  • Eignet sich ausgezeichnet für
    • BI-Analysen
    • Ad-Hoc-Reporting
    • Aggregierung

    Links:
  • Active Record Entwurfsmuster bei Wikipedia: # 21
  • Rails Guides: Active Record Query Interface: # 22

Beispiel

active record abfrage

Max hat Bestellungen freigegeben. Ich möchte die Postleitzahlen der Lieferadressen eben dieser Bestellungen sehen. 

@baskets = Basket.where(:approver_id => User.where(:name => "Max").first)
@baskets.each do |basket|
  puts basket.delivery_address.city.zipcode
end

6. Aggregierung

Was messbar ist: Messen
Was nicht messbar ist: Messbar machen

  • Verschriftlichen Sie die KPIs
  • Verfolgen Sie die Werte
  • 10 ... nicht 100 ... oder 1000
  • Das Gleiche gilt für BI-Berichte
  • Kein Reporting um des Reportings willen

7. Dateien

  • Sichten Sie Ihre Dateien
  • Transferieren Sie bei dieser Gelegenheit Infomationen:
    • ... in Ihre persönliche Dokumentation
    ... ins Intranet
    ... ins Internet
    • auf die Firmenwebseite
    • auf den Corporate Blog
  • Löschen Sie Duplikate
  • Versionieren sie die verbliebenen Dateien
    Links:
  • Guerilla Wiki - Tiddlywiki: # 23 oder
    4 Tiddlywiki basierte GTD Systeme # 29
  • Redmine: # 24
  • 8 Tips for choosing a SEO-friendly CMS: # 25

Dateitypen

Können Sie noch Quark X-Press Files öffnen?

  • verwenden Sie offene oder zumindest
    textbasierte Datentypen
  • Trennen Sie Daten und Präsentation
  • Diese Präsentation
    • umfasst keine 15 Kilobytes HTML-Text
    • ist schnell über jedes Netzwerk übertragbar
    • enthält keine versteckten Informationen
    • ist jederzeit aktuell im Internet aufrufbar
    • kann auch als .pdf exportiert werden
    Link:
  • HTML Presentation Framework - Reveal.js: # 30

8. E-Mail

  • Widerstehen Sie zwanghaftem Archivieren
  • Was 1 Jahr nicht mehr benötigt wurde ...
  • Übertragen Sie gegebenenfalls Inhalte
    komprimiert in die Dokumentation
  • Halten Sie auch die Signatur kurz
  • Senden Sie keine HTML-Mails sondern plain ASCII
    • ... niemand ist interessiert an Ihrem Logo
    ... oder Memos in Comic Sans

9. Löschen

  • Löschen Sie nicht mehr Benötigtes
  • Auch hier, was älter ist als 1 Jahr ...
  • Ausnahme: gesetzlich vorgesehene Archivierung
  • Welche Inhalte erstellen Sie stets neu?

Damit wären wir eigentlich fertig
und können einen Kaffee trinken,
doch noch ist das nicht von Bestand ☺

10. Ziele

  • Stellen Sie Ihre eigenen Ziele auf
  • Verschriftlichen sie diese
  • Verifizieren Sie regelmäßig,
    ob Sie sie selbst einhalten

und die Zukunft?

Schreiben Sie mir am 1.September,
was aus Ihrem Projekt geworden ist:

stefan.haslinger@mittenin.at
+43 680 213 3030

 

Danke für Ihre Zeit!